A entrevista por telefone de 15 minutos para empregadores - Caras Consulting Inc. (2024)

Se há uma reclamação que ouço de gerentes de contratação e parceiros de negócios de RH com mais frequência é quanto tempo o recrutamento leva de seus dias já ocupados. Eu sei, eu estive lá. Depois de anos lutando para agendar horários para triagem de currículos, entrevistas por telefone, entrevistas pessoais, avaliações, cartas de oferta, etc., finalmente descobri uma maneira de economizar parte do tempo.

Só uma coisa antes de você ler demais. Esta postagem do blog é para recrutadores que não têm acesso a sistemas de rastreamento de candidatos equipados com IA ou que não desejam confiar estritamente na IA ou no sistema de triagem do ATS. Na minha opinião pessoal (e, sim, é umaopinião), estes ATS podem por vezes eliminar pessoas que não se enquadram nos critérios mínimos, mas que seriam uma boa opção porque trazem algum outro elemento que os ajudaria a ter sucesso.

Ok, com isso dito, vamos ao que interessa. Você também pode conferir a versão em vídeo desta postagem do blog (completa com capturas de tela do meu processo)

Descobri que o processo de triagem e entrevista demorava muito tempo no processo de recrutamento. Na verdade, a triagem sempre consumiu mais energia de mim do que qualquer outro aspecto do recrutamento, e acabei procrastinando mais do que gostaria de admitir, prolongando todo o ciclo, frustrando meus gerentes de contratação. Então, eu tive que encontrar uma maneira melhor.

A entrevista por telefone de 15 minutos

Acho que os recrutadores usam entrevistas por telefone como método de triagem de candidatos; no entanto, a maioria dos recrutadores não as faz corretamente. Eles geralmente restringem muito o grupo de candidatos para entrevistas por telefone porque sentem que precisam gastar meia hora ou mais por candidato. E acabam gastando os 30 minutos apenas para repetir as mesmas perguntas na entrevista presencial. Certamente não é um uso eficiente do tempo.

Eu uso entrevistas por telefone para selecionar meus candidatos, mas só gasto15 minutos por entrevista. Não a uso como uma entrevista completa, apenas o suficiente para entender o básico e ver se quero conhecer mais a pessoa. E, ao fazer isso, posso passar por mais candidatos para garantir que realmente escolhi o melhor dos melhores candidatos.

A ideia da entrevista por telefone de 15 minutos é simples. Você está fazendo apenas algumas perguntas curtas e as principais coisas que procura são:

1. Eles podem cumprir o tempo que lhes foi concedido?
2. Eles podem transmitir seu ponto de vista de forma concisa e explícita?

A chave para fazer isso sem comprometer a experiência do candidato é tripla:

1. Tenha uma estrutura
2. Defina expectativas
3. Dar uma resposta

E tudo isso pode ser feito em 15 minutos, mais um minuto de sobra.

Nas seções a seguir, descreverei meu processo exato de entrevista por telefone.

Claro que dependendo do cargo para o qual você está contratando, as perguntas vão mudar, mas mantenho algumas perguntas consistentes para avaliar e comparar facilmente os candidatos.

Estrutura da entrevista por telefone

Aqui está a estrutura básica que sigo:

• Peço-lhes que resumam seu currículo em 2 a 3 minutos
• Peço que me digam por que estão interessados ​​nesta posição específica nesta empresa em 2 minutos
• Passo 1 minuto falando sobre a função, o gerente, a equipe e a empresa
• Eu escolho duas perguntas específicas do trabalho ou as coisas inegociáveis ​​​​de que eles precisam para a função. Por exemplo, peço-lhes um exemplo de quando usaram um determinado software ou de quando tiveram que lidar com um funcionário difícil. A chave é pedir-lhes um exemplo. Novamente, 2 minutos por pergunta. Lembre-se de que o objetivo desta entrevista por telefone é apenas analisá-los. Você os convidará para uma entrevista pessoal se gostar das respostas que eles estão lhe dando.
• Peço-lhes que me digam quais são as suas expectativas salariais. Se estiver fora do alcance, avisarei e perguntarei se desejam prosseguir com o processo. Algumas pessoas desistirão nesse ponto e você gastará apenas 10 minutos do tempo delas. Uma observação aqui: mesmo que você tenha solicitado expectativas salariais em seu sistema de rastreamento de candidatos, faça esta pergunta novamente. Acho que às vezes as pessoas mudam suas respostas.
• Por fim, deixo de 3 a 4 minutos para que eles me façam perguntas e informem quais serão os próximos passos e o momento. Nesta fase, é importante informá-los imediatamente se não possuem uma habilidade ou qualificação importante. Por exemplo, se você precisar de fortes habilidades em software, diga a eles que você está procurando alguém mais proficiente e que não prosseguirá com a aplicação nesse momento. É melhor dar feedback imediato às pessoas, se possível. Nem sempre é possível, mas se for, por favor, seja humano e faça isso para que eles não fiquem esperando que você ligue para eles.

O que você aprende em 15 minutos

A ideia da entrevista por telefone de 15 minutos é chegar ao nível mais baixo possível no menor tempo possível. O que quero dizer com isso é que você está tentando obter o máximo de informações detalhadas de um candidato sem gastar muito tempo. 15 minutos é tempo suficiente para você fornecer ao candidato uma visão geral de alto nível da função e da empresa. Isso é valioso se e quando eles vierem para uma entrevista pessoal.

Fiz entrevistas por telefone em vários formatos nos últimos 12 anos de minha carreira de RH. Às vezes faço entrevistas telefônicas mais longas, de 30 minutos, mas com o passar dos anos aprendi que não aprendo muito mais com uma pessoa em 30 minutos do que em 15 minutos. Na verdade, devido à escassez de tempo da entrevista de 15 minutos, tanto os candidatos como eu somos “obrigados” a obter o máximo de informação possível. Acredite, não há nada como um prazo para tirar o máximo proveito das pessoas.

Agora, há uma ressalva quanto a isso. Algumas pessoas simplesmente não conseguem lidar com a pressão. Já tive candidatos com currículos impressionantes e alucinantes que bombardearam completamente a entrevista por telefone de 15 minutos porque não conseguiram encontrar as palavras certas. Se isso acontecer, é importante manter a mente aberta. Às vezes, trouxe-os para uma entrevista pessoal e cerca de 80% das vezes tomei a decisão certa.

Dito isso, tomo muitas decisões com base na intuição (em vez de dados), então isso funciona melhor para mim do que para alguém que precisa de dados para decidir. Acho que há limitações nos dados e, quando se lida com seres humanos, é preciso olhar mais profundamente do que uma estatística. Dito isso, mencionei que apenas 80% dos meus candidatos baseados na intuição dão uma entrevista drasticamente diferente pessoalmente. Então, definitivamente há limitações quando eu faço do meu jeito também.

No final das contas, o que a maioria de nós, como recrutadores, sabe é o seguinte: o recrutamento não é mais uma ciência do que uma arte. E isso significa que você tem que usar um processo, mas também tem que usar julgamento e intuição. Os melhores recrutadores usam ambos com conforto e experiência. Confiar na sua intuição para guiá-lo é assunto para outro post no blog, mas achei que vale a pena mencioná-lo aqui.

O processo de entrevista por telefone de 15 minutos

Agora que você tem a estrutura básica e o momento da entrevista por telefone, vamos mergulhar em um processo mais detalhado.Comoexatamente eu faço a triagem de mais de 30 pessoas em 2 dias?

Prepare-se para a entrevista por telefone

Acredite ou não, vocêfazerprecisa se preparar para entrevistas por telefone. Um pouco de preparação o ajudará a repeti-las consecutivamente e você se lembrará com quem falou. Acredite, depois de fazer 30 deles, todos os nomes e respostas ficarão uma grande confusão. Para evitar isso, você tem que se preparar.

Primeiro, determine as perguntas que você fará. Eu criei umprático pdf de uma páginapara você usar durante suas entrevistas por telefone. Baixe o formulárioaqui.

Lembre-se, estamos gastando apenas 15 minutos com o candidato. Você não precisará digitar mais do que uma página de anotações (se estiver escrevendo à mão, permitirei duas páginas!).

Gosto de ter todos os currículos impressos ou abertos em abas no meu computador para não perder tempo procurando por eles enquanto vou de uma entrevista para outra.

Agende as entrevistas por telefone

Bloqueie 2 intervalos de tempo de 2 horas em seu calendário. Isso cobrirá 16 entrevistas por telefone. Você pode repetir o processo no dia seguinte ou um dia depois da semana para entrevistas adicionais. A chave é bloquear o tempo livre em seu calendário. Acho o bloqueio de tempo mais eficaz porque posso colocar uma placa na parede do meu cubículo ou na porta do escritório. Esta é uma atividade perfeita para os seus dias de trabalho em casa.

Em seguida, comece a organizar as entrevistas em blocos de 15 minutos em sua agenda com o nome de cada candidato. Coloquei isso no título da reunião/evento: “Entrevista por telefone – [TÍTULO DO TRABALHO] – [NOME DO CANDIDATO]”. Nesta fase, classifico estas reuniões como “provisórias”.

Você deve estar se perguntando por que coloquei o nome do candidato antes de agendar qualquer coisa. É aqui que entra a beleza do meu sistema. Meu processo de agendamento de entrevistas por telefone é aperfeiçoado a tal ponto que levo apenas alguns minutos para marcar as entrevistas.

Aqui está o que eu faço:

1. Envie-lhes um e-mail com o seguinte idioma:
   1. Agradeça-lhes pela inscrição e currículo.
   2. Diga a eles que a experiência deles parece interessante e que você gostaria de falar com eles.
   3. Diga a eles que você deseja agendar uma ligação rápida de 15 minutos com eles.
   4. Dê a eles a data e a hora(de cima)e pergunte se isso funciona para eles. Não dê a eles várias opções porque 99% das vezes as pessoas dirão sim à minha sugestão. Principalmente porque mencionei que é uma ligação de apenas 15 minutos e eles costumam reorganizar as coisas. Este método é 100 vezes melhor do que perguntar qual data/hora funciona e ir e voltar. Este truque me salvouhorasao longo dos anos.
2. Envio vários e-mails, um após o outro, para cada um dos candidatos que selecionei

À medida que as pessoas respondem dizendo sim, você pode marcar o status da reunião como “confirmado” ou remover a cor se tiver codificado por cores acima. Em seguida, respondo a eles e digo que ligarei para o número que está em seu currículo. Ou, se me derem outro número de telefone para ligar, coloco-o na área “local” do convite da reunião. Você também pode enviar o convite da reunião naquele momento.

Na eventualidade de eles dizerem que a data/hora não funciona, você pode mudar para outro horário em algum outro lugar do calendário. No entanto, como mencionei antes, 99% dos meus candidatos aceitam a data e hora iniciais que propus.

Durante a entrevista por telefone

Se você já configurou as perguntas na fase de preparação, não há muito o que fazer aqui. Normalmente começo a entrevista dizendo que quero garantir que eles voltem ao dia em 15 minutos. Faça o download doguia práticoCriei para facilitar essa etapa.

Etapas Finais

Se você seguiu a estrutura acima, terá exatamente 1 minuto antes de passar para a próxima entrevista por telefone. Aproveite este tempo para anotar 1-2 pontos que realmente se destacaram para aquele candidato, seguidos de A, B ou C (ou qualquer escala que você desejar. Sim, Não, Talvez também funcione).

Esse método de triagem por telefone me ajudou a gerenciar de 10 a 15 vagas de recrutamento abertas, juntamente com uma carga de trabalho de RHBP muito completa. Também ajudou a garantir que não deixarei bons candidatos no ATS.

Sua vez

Agora é sua vez. Eu adoraria saber como você implementa este sistema. Ou se você tiver outras maneiras úteis de selecionar candidatos antes de trazê-los.

Não se esqueça de baixar oGuia de entrevista por telefone de 15 minutosEu criei só para você. Ele contém todo esse processo em um visual elegante e inclui uma planilha com espaço para colocar suas próprias perguntas (junto com espaço para respostas). Você pode usá-lo sempre que recrutar. E certifique-se de me enviar um e-mail contando como você está usando o guia!